Come rimanere concentrati quando si gestiscono più progetti

In questo articolo voglio raccontarti la mia esperienza su come rimanere concentrati quando si gestiscono più progetti.

La maggior parte delle persone con cui ho lavorato in azienda si è sempre destreggiata tra più task contemporaneamente. Io stesso mi sono destreggiato spesso su più task contemporaneamente. È una dinamica tipica di quando si gestiscono più progetti insieme. Il multitasking però, lo sappiamo, non favorisce la concentrazione. Numerose ricerche supportano questa tesi.

Se ai task aggiungiamo la miriade di distrazioni che sopraggiungono mentre lavoriamo, arriviamo a fine giornata con una montagna di stress accumulato e meno della metà degli obiettivi raggiunti. Le ricerche ci ricordano che in Italia trascorriamo circa 6 ore al giorno su Internet per scopi non lavorativi.

Costruire una visione chiara

In un mercato sempre più V.U.C.A. (volatile, incerto, complesso e ambiguo) pochissime persone lavorano su un progetto alla volta. Questa frenesia ci ha portati ad aumentare la nostra F.O.M.O., ovvero la paura di essere tagliati fuori. Dai progetti, dalla nostra visibilità all’interno dell’organizzazione o dalla presenza nei nostri canali social. Se siamo presenti su più cose abbiamo la sensazione di avere maggiore controllo delle situazioni e delle persone che lavorano con noi o giudicano il nostro operato. Invece, se ci concentriamo solo su una cosa per volta ci sembra quasi di perdere l’opportunità di ottenere risultati su molti altri fronti. 

In realtà quello che dovremmo fare è proprio questo: costruire una visione chiara di dove vogliamo arrivare e concentrarci su una cosa per volta fino a portarla a termine. Per poi passare alla successiva.

Se continui a fare le stesse cose otterrai i risultati che hai sempre ottenuto

Albert Einstein

Nulla di più vero.

Per cambiare mentalità è necessario farsi nuove domande.

Ed è stata proprio una domanda ciò che mi ha permesso di ottimizzare la concentrazione mentale e aumentare X10 l’efficacia personale nell’affrontare progetti e task. 

La domanda è la seguente:

Qual’è la sola e unica cosa che posso fare in modo che facendola tutto il resto diventi più facile o addirittura superfluo?

Questa domanda potente, presa dal libro Execution The Discipline of Getting Things Done di Lawrence Bossidy e Ram Charan, ripresa nel libro The One Thing di Gary W. Keller e Jay Papasan mi ha permesso di rideterminare i miei comportamenti.

Si, perché quando ti concentri sulla priorità ed elimini tutto il resto (fino a quando non porti a termine la tua priorità) la produttività aumenta e l’azione produttiva migliora i risultati.

In sostanza, creare risultati migliori significa ottenere il meglio da ciò che fai quando fai ciò che conta. Te lo ripeto: creare risultati migliori significa ottenere il meglio da ciò che fai quando fai ciò che conta.

Se ci pensi, tutto parte da un assunto molto semplice:

Priorità = Pianificazione = Tempo

Quando ti concentri sulle priorità stai pianificando cosa fare e cosa eliminare e quindi ottieni risultati migliori in un tempo più breve. Guardare alle priorità equivale ad analizzare i tuoi obiettivi futuri, pianificare le azioni e monitorare i progressi per restare nella giusta direzione. 

Da multitasking a single-task, a multi-teaming

Non conosco la chiave definitiva per rimanere concentrati e ottenere successo in qualsiasi iniziativa, ma so per certo che la chiave per il fallimento è cercare di fare bene tutto e soddisfare le aspettative di tutti. 

La maggior parte di chi lavora in team si destreggia con le richieste e le attività di molte persone contemporaneamente. Ogni persona vive le priorità della squadra e del risultato finale del progetto che deve portare a termine con la propria soggettiva percezione e con la preparazione professionale acquisita fino a quel momento.

Ma siamo sicuri che ogni persona sappia selezionare bene le attività importanti e prioritarie e conosca un metodo efficace per portarle a termine?

Se il multitasking non funziona o funziona male cosa può funzionare meglio? 

Negli ultimi anni, da quando collaboro con agenzie web e aziende tecnologiche per lo sviluppo della parte commerciale e per la creazione di team di vendita (sales team) ho cambiato approccio in più occasioni e riesco a rimanere concentrato quando gestisco più progetti. Sono passato dal “multitasking” al “single-task”, al “multi teaming” e ora ti racconto com’è andata.

I vantaggi del single-task focus

Qui di seguito, sono elencati i vantaggi nel sostituire il multitasking con il single-task. Focalizzarsi su una cosa alla volta ti aiuterà a migliorare il lavoro e a vivere anche meglio.

1. Il cervello è biologicamente strutturato per pensare a una cosa alla volta: lavorare contro il processo naturale del nostro cervello non è l’ideale per la produttività;
2. Diminuisce la procrastinazione: mi concentro su una cosa sola e la porto a termine, a differenza del multitasking che divide l’attenzione su più cose e ci mette in condizione di rimandare le cose che ci piacciono meno, e quindi procrastinare;
3. Migliora la gestione del tempo e delle deadline: concentrando la nostra attenzione su una sola attività alla volta completeremo i nostri obiettivi più in fretta;
4. Migliora l’attenzione: focalizzarsi su un solo compito aiuta la concentrazione, migliora la qualità di quello che stiamo facendo;
5. Diminuisce lo stress: maggiore attenzione e qualità portano a godere del momento presente e a ridurre i livelli di stress del lavoro.

Infine, concentrarsi su un compito alla volta e rimanere concentrati quando si gestiscono più progetti, fa risparmiare tempo. Quindi vale la pena prendere l’abitudine di concentrarsi su una cosa alla volta in più occasioni possibile e quando ha senso farlo.

Quando hai molte attività da svolgere durante la giornata, il “chunking” o il “time-blocking” è un’utile strategia di gestione del tempo che ti salva dal multitasking.

Il concetto alla base del chunking e del time-blocking è quello di organizzare la giornata in blocchi di tempo per concentrarsi su un’attività specifica (o gruppi di attività simili), riducendo al minimo le interruzioni. Ad esempio controllare tutte le e-mail in una volta anziché durante il giorno.

Questa operazione elimina il tempo aggiuntivo necessario per passare rapidamente da un’attività all’altra e, in definitiva, consente di risparmiare tempo poiché lunghi periodi della giornata vengono trascorsi con maggiore concentrazione ed efficienza.

Vantaggi e trappole del multi-teaming

Il multi teaming è quando lavori a più progetti e coordini più team di lavoro, avvalendoti di altre competenze oltre alle tue per portare avanti il lavoro. Questa pratica offre una serie di vantaggi: 

• Distribuire la tua attenzione ed esperienza esattamente dove e quando è prioritaria (e non su tutto ciò che ti passa sopra il tavolo o ti arriva via email)
• Condividere le tue conoscenze tra i gruppi di lavoro e spostarti su un nuovo progetto quando le attività sono ben pianificate e già in esecuzione (fino alla data di consegna prestabilita)
• Gestire al meglio il tuo tempo e lo stress (con la delega, il controllo e il feedback)

La realtà, però, è molto più complessa. Probabilmente hai già sperimentato le sfide del multi teaming e alcune delle più frequenti si riferiscono proprio alla gestione del tempo e dello stress nella fase di sviluppo di un progetto.

Leggi anche il mio articolo su Come affrontare il burnout

E allora come è possibile ottimizzare tempo, concentrazione ed energie personali quando si gestiscono più progetti?

Sicuramente dare priorità alle cose e mettendo in sequenza obiettivi e attività. Dove c’è ordine c’è meno cortisolo che gira e riesci più facilmente a ritagliarti del tempo per te.

Sicuramente comunicare le aspettative al team rispetto a obiettivi, scadenze e modalità di esecuzione del lavoro. E assicurarsi che le cose importanti vengano fatte.

La produttività non è lavorare come un mulo, essere sempre impegnati o fare gli straordinari… Riguarda piuttosto priorità, pianificazione e strenua difesa del proprio tempo.

Margarita Tartakovsky

Una delle trappole del multi-teaming è farsi trascinare in diversi progetti per appagare il desiderio dell’ego di sentirsi dei leader utili. Molti sono convinti che una mente impegnata è una mente serena. Nella pratica è esattamente l’opposto. Spostare l’attenzione su più team richiede tempo, energie e risulta più stressante e meno produttivo di quanto si pensi perché depotenzia concentrazione ed efficacia.

Quando ti sposti tra vari team di lavoro, bisogna fare attenzione ai ruoli. Potresti essere il leader di un team e il responsabile della strategia in un altro. Potrebbero cambiare il tuo livello di responsabilità, ma anche il tipo di relazione con persone diverse. Ogni team racchiude la propria cultura, che è la somma dei valori e delle credenze di ogni singola persona coinvolta. Riuscire ad adattare il tuo approccio a quesat diversità è fondamentale per dare il tuo contributo alla squadra e accrescere la tua leadership.  

Come rimanere concentrati quando si gestiscono più progetti 

Abbiamo visto che per gestire al meglio tempo ed energie, mantenendo l’efficacia nel proprio lavoro bisogna evitare di fare più cose contemporaneamente (multitasking), rimanere concentrati su ciò che è più importante (single-tasking) e delegare le attività delegabili al tuo team (multi-teaming). 

Andando più nel pratico ti condivido 5 insegnamenti che ho appreso negli ultimi 15 anni e mi hanno permesso di raggiungere più velocemente i miei traguardi.

• Focalizza la visione e le priorità. Concentrarsi solo sui task della singola giornata ti pone in una modalità reattiva e “antincendio”. Qualsiasi task genera un problema a cui non avevi pensato prima di occupartene e ti manda in overload. Pianifica un controllo regolare dello stato di tutti i tuoi progetti per fissare le milestones. Identifica in anticipo le criticità dei progetti che stai seguendo in modo da capire quali hanno un’esigenza più elevata. Determinare le priorità ti permette di gestire meglio il tuo tempo e le aspettative del tuo cliente.

• Dedica più tempo ai task più importanti. Scegli il task più importante e concentrati su quello con la tua massima attenzione. Definisci i risultati che vuoi raggiungere e pianifica le azioni necessarie per ottenerli e attieniti rigorosamente a quei risultati (e non ad altri). Le ricerche dimostrano che le distrazioni rallentano drasticamente efficacia ed efficienza, quindi meno cambi di direzione hai e prima raggiungerai il risultato. Dedica almeno 1 ora al tuo task più importante ed evita di fare altro nel frattempo, come rispondere al telefono, messaggiare, guardare i social. Quando hai finito prenditi 5 minuti per staccare la mente e fare ciò che ti gratifica, prima di riprendere il tuo progetto. 

• Proteggiti dalle distrazioni. Quando sei concentrato su un compito ad alta priorità, crea una via di fuga mentale da inutili intrusioni. Ad esempio, quando lavori al tuo progetto con la massima concentrazione, comunica alle persone del tuo team che non guarderai i loro messaggi fino a quando non avrai terminato e di non aspettarsi una risposta immediata. Fai riflettere le persone con cui collabori sull’importanza di portare a termine il lavoro per il bene del team e dei risultati che presto otterrete insieme.

• Documenta i progressi. Fissa delle riunioni intermedie con il tuo team, documenta lo stato di avanzamento dei progetti e comunica alle persone i progressi. Se sei il leader del tuo gruppo di lavoro questo ti servirà per motivare le persone a continuare in una certa direzione, piuttosto che migliorare alcuni aspetti del progetti che hanno trascurato. I risultati diventano più facili da raggiungere se definisci dei micro risultati intermedi che scompongono il percorso e ti permettono di tenere sotto controllo i progressi. 

• Ascolta e apprendi nuove competenze. Le competenze che più contribuiscono ad avere un impatto positivo sul tuo team sono l’ascolto e la comunicazione. Impara a ritagliarti del tempo per l’apprendimento e conoscere te stesso. Sappiamo che l’esposizione a grandi carichi di lavoro riduce la possibilità di apprendimento, ma se riesci a definire obiettivi chiari e a condividere la tua visione in modo esplicito al tuo team, riuscirai a delegare di più e a ritagliare tempo per espandere la tua leadership.

In tutto il mondo molti professionisti rincorrono il balance perfetto tra ciò che fanno e come vivono la propria vita sul lavoro e al di fuori del lavoro.

Non esiste la ricetta perfetta, ma l’esperienza mi insegna che solo cambiando il modo di pensare, pianificare e agire puoi creare nuovi standard e raggiungere più velocemente i tuoi risultati.

L’80% del cambiamento personale passa attraverso la capacità di aprirsi alla crescita. Se riesci a ritagliarti del tempo per focalizzare i traguardi, accelerare le performance e migliorare le competenze di comunicazione hai molte più probabilità di esprimere il tuo massimo potenziale sul lavoro e vivere serenamente.

A presto,
Andrea